Hybrid arrangement er en kombinasjon mellom digital og online arrangement, hvor deler av dine deltagere møter opp fysisk, og resterende følger online. I denne brukerveiledningen vil vi vise deg hvordan du setter opp din påmeldingsside, og effektivt samler inn korrekt informasjon fra dine deltagere.
Hvordan sette opp et hybrid arrangement
1. Gå til menyen på venstre side og klikk "Registrer nytt"
2. Velg "Registrere nytt arrangement" og "Vanlig arrangement"
3. Du får så tilgang til oppsettet for ditt arrangement, hvor man følger 6 steg for ditt oppsett. Under steg 1. Arrangement starter du med å legge inn informasjon om ditt arrangement:
4. Legg så inn tidspunkt for arrangementet under "Starttidspunkt" og "Sluttidspunkt". Du kan og legge inn spesifisert dato og tid for når påmeldingen skal åpne og slutte. Valget "synlig" kan du bruke om du ønsker at tidspunktene skal være synlig eller skjult i ditt påmeldingsskjema.
5. Legg så inn steds informasjon. Her kan du skrive inn hvor ditt fysiske arrangement skal avholdes.
6. Legg inn informasjon til kontaktinformasjon for arrangementet.
7. Velg deretter om arrangementet skal være betalt eller gratis for deltagerne. Velger du et betalt arrangement må du i tillegg velge korrekt kontonummer, og oppgi om ditt arrangement er MVA pliktig eller ikke.
8. Deretter skal du legge inn kategorivalgene, som utgjør dine billettkategorier. For å enkelt og effektivt håndtere deltagerne som skal delta fysisk og digitalt legger du opp til to billettkategorier.
Her har vi lagt til:
- "Billettype - fysisk", pris for valget og en antallsbegrensing på 25 deltagere. Det betyr at vi kan motta 25 deltagere til fysisk deltagelse. Dersom det skjer endringer underveis kan du justere opp antallet. Du kan og justere ned så lenge du ikke har mottatt maks begrensning.
- "Billettype - digital" og pris for valget. Om du har begrensing på hvor mange digitale deltagere du kan ta imot, kan du og legge inn dette her.
Øvrige (frivillige) valg alternativer:
- Du har og mulighet til å legge inn moms om du har behov for dette.
- Ønsker du å tilby kategoriene under en begrenset tidsperiode kan du og legge til dette under Tilgjengelig fra-til, eksempelvis ved Early-bird billetter. Ditt påmeldingsskjema vil være koblet til påmelding starter og påmeldingsfrist, så det er ikke nødvendig å legge inn ytterligere begrensinger her, med mindre du har spesielle ønsker.
- Antall, viser hvor mange som har meldt seg på de følgende kategoriene.
9. Du skal deretter legge til informasjonsfelter. Dette er felter som vil fremkomme på påmeldingssiden, hvor deltagerne fyller inn egen informasjon.
Du kan endre navnet på informasjonsfelter, men du bør ikke endre navnene på standardfeltene i så stor grad at de mister sin opprinnelige mening. For eksempel er det greit å endre "Epostadresse" til "E-post" eller "E-postadresse foresatt", men ikke til "Firmanavn". Dette er fordi standardfeltet E-postadresse brukes til å sende ut ordrebekreftelse til deltagere. Av samme årsak anbefaler vi at E-postadresse alltid settes til å være påkrevd.
Ønsker du å legge inn flere informasjonsfelter, kan du klikke "Legg til nytt informasjonsfelt".
Er du fornøyd med oppsettet klikker du "Lagre" nederst på siden.
10. Du skal så velge design på din påmeldingsside. Velg først mellom de ulike designmalene. Du kan og gå videre i oppsettet og senere gå tilbake for å finne den du liker best.
11. Du kan og legge inn et banner-bilde til din påmeldingsside nederst. Du klikker da "Velg fil", legg inn bilde fra din maskin, og avslutt med å klikke "Last opp".
Avslutt med å klikke "Lagre" nederst på siden.
12. Du kommer så til fanen "Innhold". Her legger du til din beskrivelse av arrangementet.
13. Har utfyllende informasjon du ønsker å legge ved, kan du legge inn dokumenter ved å klikke "Legg til nytt dokument"
Klikk deretter "Lagre" nederst på siden
Du kommer så til fanen "Publiser". Her legger du inn innstillinger for din påmeldingsside.
14. Under "Snarvei til arrangementet" kan du endre snarveien til ditt arrangement om du ønsker.
15. Under "Publiseringsperiode", velger du om påmeldingssiden skal være publisert eller ikke. Påmeldingsskjemaet vil ikke vises, dersom du har lagt inn "påmelding starter" under steg 1. Arrangement.
16. Du kan deretter legge inn ytterligere valg til påmeldingssiden.
- Påmeldingssiden er aktiv: Aktiverer påmeldingssiden
- Arrangementet er fullt: Lukker påmeldingsskjemaet
- Arrangementet har begrenset antall plasser: Om du har en total maksbegrensing til ditt arrangement
- Kunde kan melde på flere enn seg selv: Huk av og legg eventuelt inn antallsbegrensing for hvor mange som kan være på samme påmelding.
- Gruppepåmelding/unik strekkode per billett anbefales om du planlegger å sjekke inn dine deltagere
- Kunde kan selv velge antall deltagere: Gir mulighet til å spesifisere antall deltagere selv.
17. "Visning" spesifiserer hva som skal vises på din påmeldingsside.
18. Under "Kalender" kan du bestemme om du vil lenke til "Legg til kalender" til ordrebekreftelsen. Da kan deltageren enkelt legge inn en hendelse i sin kalender.
19. "Ordrebekreftelse" spesifiserer hvordan ordrebekreftelsen skal se ut.
- Ønsker du å sende bekreftelse per SMS, huker du av for dette. Valget koster kr 1,00 per sms.
- Send ordrebekreftelse på e-post, anbefaler vi at du holder huket av
- Inkluder strekkode på ordre, må benyttes om du skal sjekke inn deltagerne dine med app, eller skanner
- Inkluder strekkode på hver enkelt deltager, anbefaler vi å huke av for om du har gitt mulighet til gruppepåmelding, og du skal sjekke inn dine deltagere med app eller skanner
20. Kampanje-koder kan du huke av for, om du tilbyr kampanje- og rabattkoder til dine deltagere.
Anti-spam: Kan hukes av om du ønsker økt sikkerhet, ved eksempelvis gratis arrangement
21. Klikk deretter "publiser" nederst på siden.
Du kan så gå inn til din påmeldingsside, og gjøre eventuelle justeringer i etterkant.
For å følge opp dine påmeldte deltagere, kan du lese vår brukerveiledning: Hvordan følge opp hybrid-deltagere med korrekt informasjon
Les også