Deltager Faktura gjør det enklere for deg å holde oversikt og administrere fakturabetalinger knyttet til dine arrangement. Ettersom at Deltager.no er involvert i pengestrømmen vil du forholde deg til en utbetalingsoversikt, hvor vi trekker våre gebyrer direkte fra påmeldingen, på lik linje som ved kortbetalinger. Med denne funksjonaliteten vil du gi deltageren mulighet til å velge faktura som betalingsløsning, hvor du kan sende EHF, PDF og e-post faktura. Som arrangør vil du til enhver tid stå med oversikt i en komplett reskontro.

I denne brukerveilederen skal vi gå igjennom:

Oppsett
Momsberegning
Aktiver faktura som betalingsmetode
Faktura kostnad
Hvordan administrere fakturaene
Se og administrere faktura
Kreditnota
Oppfølging
Sende purring

Merk: Deltager Faktura er en ekstra funksjonalitet. Ta kontakt med oss, om du ønsker informasjon og / eller legge inn bestilling.

Oppsett

Momsberegning

Vi gjør deg oppmerksom på at momsberegning vil fremkomme på faktura og du må derfor huske å fylle ut dette korrekt ift. dine priskategorier.

Slik spesifiserer du momsberegning:

1. Klikk på 'Se arrangement' fra menyen på venstre side

2. Søk opp / velg ditt arrangement.

3. Deretter går du til fanen "Arrangement"

4. Bla ned til du ser «Momsberegning»:

5. Som standard vil momsberegning stå som «Ingen MVA», så du må påse at det blir valgt riktig hvis du skal beregne pris med MVA.

6. Når du har satt momsberegning så kan du definere MVA-satsen for hvert klasse / kategori-felt:

Merk: Hvis du har tilvalg (dvs. lagt til flere informasjonsfelter som f.eks. «Mat», så må du huske å beregne MVA her og.

7. Har du ekstra informasjonsfelter med priser, må disse beregnes på denne måten:

Velg enten "Legg til nytt informasjonsfelt", eller følg forstørrelsesglasset "", dersom du allerede har lagt til feltet.

Du vil deretter få en ny oversikt i din visning:

8. Under "Moms (%)" legger du inn din moms-sats, og trykker deretter "Lagre".

Aktiver faktura som betalingsmetode

1. Klikk på 'Se arrangement' fra menyen på venstre side

2. Søk opp / velg ditt arrangement

3. Inne i arrangementoppsettet følger du fanen til «Publiser»

4. Lenger ned på siden vil du se «Betaling»:

5. Du må selv huske å huke av for "Tillat fakturabetaling" slik at dine deltakere får muligheten til å få en faktura tilsendt på e-post.

Nedenfor vil vi forklare de ulike alternativene du får tilgang til:

Huker du av "Tillat fakturabetaling", vil du få opp ulike tilleggs valg:

Bruk standard fakturagebyr: Vi kan legge inn et standard fakturagebyr, dersom dette er ønskelig. Da vil du bestemme et satt beløp og moms sats, som du kan legge ved, uten å justere dette hver gang.
Fakturagebyr: Du kan selv spesifisere om du ønsker å legge ved gebyr til påmeldingene per faktura. Beløpet fyller du inn i boksen hvor det nå står "50,00". Obs: Ønsker du å spesifisere fakturagebyr må du huske og ikke huke av "Bruk standard fakturagebyr".
MVA-sats for fakturagebyret: Som standard vil satsen alltid stå på 0,00%. Det er hver enkelt arrangør sitt ansvar å påse at MVA-sats er riktig iht. om man er momspliktig eller ikke.
Betalingsfrist: Her kan du velge å legge ved en automatisk betalingsfrist, som legges ved x-antall dager etter påmelding, legge inn en spesifikk dato, eller velge å ikke legge inn betalingsfrist.

Tips: Alltid dobbeltsjekk at innstillingene er riktig for ditt arrangement - spesielt hvis du skal ha et fakturagebyr som deltagerne skal betale.

Faktura kostnad

Mange arrangører velger å legge inn kostnaden ved fakturabetaling over på deltageren, slik at direkte kostnader går i 0,- kr. Dette kan du gjøre ved å regne ut hvilken kostnad fakturaen ville koste deg ved påmelding.

Kostnaden per faktura er følgende:

3,00% i transaksjonsavgift
5,00 kr i deltageravgift

Priseksempel:

Hvis din billettpris er kr. 500,-, så vil dine kostnader være som følger:

Kr. 15,00 i transaksjonsavgift
kr. 5,00 i deltageravgift

Fakturagebyret utgjør dermed kr. 20,00. Ønsker du å gå i 0,- direkte kostnader for fakturabetaling, kan dette dermed legges på under "fakturagebyr for dette arrangementet".

Hvordan administrere fakturaene

Etter du har bestilt Deltager faktura, vil du se en ny fane i din arrangørkonto. For å administrere dine fakturaer følger du menyen til Administrasjon og videre til "Deltager faktura":

Da vil du se en oversikt som viser deg alle fakturaer.

Under Rapport, vil du kunne filtrere og søke på tre ulike måter:

Bruke søkeverktøyet for å finne en spesifikk faktura
Filtrere etter arrangement
Holde oversikt, ved å klikke mellom 'Betalt', 'Ubetalt' 'Utløpt' osv..

Se og administrere faktura

Ønsker du å gå inn på en enkelt faktura, klikker du på faktura nummeret.

Du vil da se fullstendig faktura informasjon:

Her kan du gjøre følgende:

Se faktura
Sende kopi av faktura
Sende purring
Endre frist og e-post for mottak

Legg merke til at informasjonsfeltene, slik som navn, fakturaadresse og lignende ikke kan bli justert. Det er iht. norsk lovgivning ikke lov å endre på en allerede utstedt faktura. Dette gjelder da endringer du eventuelt skulle gjøre i bestillingen i etterkant og / eller navn, adresse, postnummer eller sted.

Hvis feil faktura er utstedt må du slette hele bestillingen og be deltakeren gjøre en ny påmelding. Nedenfor vil vi gå nærmere gjennom sletting av deltakelse og kreditnota.

Kreditnota

Hvis det er en feil på utsendt faktura, eller du må gjøre andre endringer, må det utsendes en kreditnota i henhold til norsk lovgivning. For deg som arrangør betyr det at du må endre deltagelsen for at det skal bli sendt ut en automatisk kreditnota.

Det er flere steder man kan endre en deltakelse men vi skal vise kjapt hvilke scenario som de ulike metodene egner seg best med.

Hvordan kreditere en PDF faktura

Gå til 'Deltager faktura' under menyen 'Administrasjon'.

Klikk på ordre nummeret, for å se denne visningen:

Klikk så på 'Krediter' i menyen.

Her vil du få tre valg:

Krediter deltageravgift
Krediter fakturagebyr
Kreditere hele fakturaen

Krediter deler av fakturaen

Krediter deltakeravgift: velger du dersom du ønsker å refundere deler av påmeldingen, men holde igjen fakturagebyret. Da klikker du i avhukningsboksen for deltageravgiften. Her kan du eventuelt og endre enhetsprisen i boksen ved siden av.
Krediter gebyr: Ønsker du å kun kreditere fakturagebyret, som du som arrangør pålegger deltageren for valg av faktura, huker du kun av denne.

Velg deretter om deltageren skal fortsette å være med på arrangementet eller ikke. Velger du 'Ja' vil deltageren fortsatt vises i arrangementoversikten.

Velg så "krediter ordre".

Tips: Mange arrangører legger ved salgsbetingelser til sine påmeldinger. Her kan man beskrive gjeldene regler ved refusjon. Les mer under dokument opplastning

Krediter en hel ordre

Ønsker du å kreditere hele ordren, så klikker du "Select all". Velg deretter om deltageren skal fortsette å delta på arrangementet eller ikke.

Avslutt med å klikke "krediter ordre".

Oppfølging

Som nevnt vil du under Deltager faktura, filtrere og søke på tre ulike måter for å holde oversikt:

Bruke søkeverktøyet for å finne en spesifikk faktura
Filtrere etter arrangement
Klikke deg mellom blant annet 'Betalt', 'Ubetalt' eller 'Utløpt'.

Ønsker du å få oversikt over ubetalte fakturaer kan du enkelt filtrere ut 'Ubetalt' eller 'utløpt'.

Sende purring

Dersom du har lagt til betalingsfrist vil systemet automatisk sende en purring 14 dager etter forfall. Ønsker du å purre manuelt etter dette, kan du enkelt gjennomføre dette på to ulike måter.

Merk: Systemet vil sende automatisk purring 14 dager etter forfall i henhold til norsk lov. Dersom du har huket av for automatisk purring, er det derfor viktig å ikke sende ut purring før det har gått 14 dager.

Start med å gå til Administrasjon, og klikk på "Deltager faktura"

1. Send purring gjennom rapport oversikten

Skal du sende ut flere purringer, er det enklest å gjøre dette gjennom hovedvisningen, under Rapport.

Her vil du kunne bruke avmerkningsboksen, for å velge en enkelt faktura, flere eller alle:

Etter at du har markert de du ønsker, klikker du 'Send purring'.

Deretter dukker det opp et akseptvindu, hvor du klikker 'Ja'.

2. Send purring gjennom faktura

Du kan og velge å purre på en faktura, ved å klikke deg inn på den, og undersøke om du for eksempel allerede har sendt en påminnelse.

Dette gjør du ved å klikke på fakturanummeret.

Da ser du en oversikt over fakturaen:

Du sender purring ved å klikke 'Send purring'. Har du allerede purret på fakturaen, vil dette også stå opplyst.

Klikk deretter 'Ja', i akseptvinduet.