Innsjekks-modulen gir deg som arrangør mulighet til å bruke ordrebekreftelsen til deltageren som billett. Ved å bruke QR- eller strekkode, kan du enkelt sjekke inn dine deltagere på arrangementet. Typiske bruksområder for billettering og innsjekk er messer, konserter, show, utstillinger og større arrangement der du er avhengig av å ha kontroll og oversikt over dine deltagere.
Som arrangør kan du velge mellom å sende ut billetter med QR-kode, eller med strekkode. Det vanligste er å benytte QR-kode, men med vår løsning kan du skanne både QR-koder (app/strekkode leser) og strekkoder (strekkode leser). Dersom du skal bruke strekkodeleser, må du være sikker på at denne støtter det formatet du velger å bruke. Vi kommer i denne brukermanualen til å bruke QR-kode som eksempel.
I denne brukerveilederen skal vi gå igjennom:
Innsjekk er inkl. i standardløsningen, Deltager Basic, og har derfor ingen ekstra lisenspris.
Registrering og oppsett
Når du har fylt ut detaljene for ditt arrangement under fanen ‘Arrangement’, vil du under ‘Publiser’, kunne sette innstillinger for dine billetter.
Under ‘Ordrebekreftelse’ finner du avhukingsbokser som definerer ordrebekreftelsen/billetten. Vi vil gå igjennom de ulike valgene du må gjøre for utsending av billett på SMS, e-post, eller begge deler.
- Motta billett på SMS - Huk av i boksene som vist på bildet til venstre. Husk at det koster kr,- 1 inkl. mva. å sende SMS fra systemet. Utsendelse av SMS etterfaktureres arrangør.
- Motta billett på epost - Huk av boksene som vist på bildet til venstre. Dersom du ønsker at bestilleren skal motta én unik QR-kode per deltager, huker du også av for den nederste boksen (markert med rødt)
- Motta billett på e-post og SMS - Huk av boksene som vist på bildet til venstre. Bestilleren vil da få én QR-kode tilsendt på både SMS og e-post. Dersom du huker av for ‘Inkluder strekkode på hver enkelt deltager’ i tillegg, vil bestilleren motta én QR-kode per deltager på e-post, men kun én QR-kode på SMS som vil gjelde for alle deltagerne.
Tips: Vi anbefaler at du gjør en testpåmelding før du går live med arrangementet. Dette kan du gjøre ved å lage en klasse/ kategori som koster kr. 1,-, og melde deg på denne.
Du vil da kunne dobbeltsjekke at e-post og evt. SMS med ordrebekreftelse ser ut slik du
ønsker.
Under fanen ‘Publiser’ finner du også valg for ‘Tilgang’.
Om kunden skal kunne melde på flere enn seg selv per bestilling er det viktig at du huker av:
- ‘Kunde kan selv velge antall deltagere’, dersom du kun trenger informasjon om bestiller.
- ‘Kunde kan melde på flere enn seg selv’, dersom du trenger informasjon om alle deltagerne.
Du kan sette den antalls-begrensningen du selv ønsker.
Her ser du hvordan en ordrebekreftelse/billetten vil se ut dersom du velger ‘Kunde kan selv velge antall deltagere’ eller ‘Kunde kan melde på flere enn seg selv’, samt ‘Inkluder strekkode på hver enkelt deltager’.
Alle kodene havner da på samme billett. Kodene får samme navn dersom du velger ‘Kunde kan melde på flere enn seg selv’, og deltagernes navn dersom du velger ‘Kunde kan melde på flere enn seg selv’.
Selv om bestiller velger å legge til flere deltagere ved å bruke ‘Legg til deltager’
(‘Kunde kan melde på flere enn seg selv’), er det kun bestiller som får e-post med ordrebekreftelse og koder.
Sjekke inn med APP
Når du skal gjøre innsjekk av dine deltagere, kan du benytte deg av appen ‘Participant’ om du har brukt QR-kode på dine billetter.
Dersom dere er flere som skal håndtere innsjekk på arrangementet, kan alle laste ned appen og logge inn - men husk at de som skal gjøre innsjekk med appen må være administrator/bruker på arrangørkontoen for å få tilgang til arrangementet i appen. Etter at du har lastet ned appen og logget deg inn, kan du begynne å registrere deltagere ved å holde telefonens kamera over QR-koden.
Dersom du planlegger et større arrangement, og ikke ønsker å gi personell som skal sjekke inn adgang til din arrangørkonto, kan dette løses ved å benytte: Ekstra funksjonalitet: Begrenset brukertilgang.
Se trinnvis forklaring nedenfor.
- Klikk på ‘Adgangskontroll’.
- Klikk på ‘Arrangement’.
- Klikk på ‘Velg arrangement’.
- Velg et arrangement eller flere (du kan sjekke inn på flere arrangementer samlet).
- Gå tilbake til menyen og velg ‘Skann strekkoder’.
- Huk av for ‘Automatisk adgang’, klikk ‘Start’, og hold kameraet over QR-koden.
Dersom noen av deltagerene har glemt sin billett, eller du av andre grunner må sjekke inn uten QRkode, kan du gjøre dette i appen. Du kan også annullere adgang dersom du for eksempel har sjekket inn feil person.
Se trinnvis forklaring nedenfor.
- Klikk på ‘Deltagere’
- Klikk på ‘Adgang’
- Klikk på det grå ikonet for å registrere deltageren. Du kan registrere flere deltagere av gangen. Du kan også klikke på det grønne ikonet dersom du skal annullere adgang.
- Dersom dere er flere som sjekker inn deltagere samtidig, kan du swipe nedover for å oppdatere deltagerlisten med informasjon fra de andre som sjekker inn.
Sjekke inn med Skanner og PC
Det første du må gjøre er å koble strekkode-leseren til maskinen din ved å følge veiledningen fra produsenten. Etter du har gjort dette må du logge deg inn på din arrangørkonto på Deltager.no.
Søk opp det aktuelle arrangementet ved å klikke på ‘Se arrangementer i menyen.
Klikk på riktig arrangement.
Du har nå arrangementsoppsettet foran deg. Øverst på siden vil du se ‘Adgangskontroll’ ved siden av antall påmeldte. Klikk på lenken for Adgangskontroll.
Det vil da åpnes en ny fane i nettleseren. Dobbeltsjekk at avhukingen på bildet i din nettleser er likt som avbildet, og at markøren står inne i søkefeltet (se rød markering på bildet til høyre). Du kan nå begynne å sjekke inn dine deltagere.
Når du har skannet (QR- eller strekkode) og sjekket inn en deltager vil det se slik ut. Man fortsetter å sjekke inn de andre deltagerne (du trenger ikke trykke på søkefeltet e.l.). Skulle du med en feiltagelse sjekke inn feil deltager, kan du klikke på ‘Annuller adgang’.
Forsøker man å scanne inn samme billett to ganger, vil man få en feilmelding som illustrert nedenfor. Man kan også her annullere adgang dersom man feilaktig har sjekket inn deltageren fra før.
Ønsker du å se en fullstendig oversikt underveis kan du gjøre dette ved å klikke 'Status':
Klikker du der det står 'Ikke innsjekket', vil du kunne filtrere deltagerne mellom 'alle', 'innsjekket' og 'ikke innsjekket'. Du vil og se en oversikt over hvor mange deltagere det gjelder nederst i høyere hjørnet, se '2 items'.
Les også: