Vår brukerhåndbok finner du nedenfor. Ønsker du å laste ned denne som pdf, kan du gjøre dette ved å klikke på ikonet under, eller følge denne lenken: Brukerhåndbok.pdf
Innhold
Gjenbruk tidligere arrangement
Andre funksjonaliteter for arrangører via Deltager.no
- Arrangementsiden og redigering av arrangement
- Påmeldingsskjema, sende meldinger og deltagerlisten
- Utbetalingsrapport
- Øvrige rapporter
- Slette deltagelse og tilbakeføring av penger
- Endre og flytte deltagelse
Registrere nytt arrangement
For å registrere et nytt arrangement velger du 'Registrer nytt' under fanen 'Arrangement' i den venstre menyen.
Du vil nå få opp et skjermbilde hvor du kan velge å 'Registrere et nytt arrangement' eller 'Gjenbruke tidligere registrert arrangement'. Forskjellen mellom disse ligger i at man ved gjenbruk adapterer innstillingene satt opp ved et tidligere registrert arrangement. Vi vil presentere dette senere, og vil derfor starte med å registrere et nytt arrangement:
Når du klikker på 'Neste' vil du komme inn i arrangementsoppsettet og du vil her bli kjent med fire
trinn: Arrangement, Design, Innhold og Publiser
I arrangementsoppsettet kan du navigere deg mellom trinnene ved å trykke på knappene 'Neste'
og 'Forrige'. Når du er ferdig med arrangementsoppsettet vil du enkelt kunne hoppe mellom disse trinnene ved å klikke direkte på fanene.
Videre vil vi gå igjennom de ulike trinnene:
Arrangement:
I første trinnet for arrangementsoppsettet finner du 'Arrangement':
Øverst i dette trinnet fyller man ut all praktisk informasjon om arrangementet:
- Arrangementnavn: Navnet på ditt arrangement
- Kategori og underkategori: Dette gjør det enklere for deltagere å finne arrangementet ditt på den offentlige søkesiden på Deltager.no. Dersom ditt arrangement er privat vil det ikke vises på søkesiden.
- Påmelding starter og påmeldingsfrist: Angi tidsperioden hvor du ønsker å ta imot påmeldinger. Du kan endre disse datoene i etterkant.
- Starttidspunkt og sluttidspunkt: Angi når arrangementet starter og slutter. Du kan velge om dette skal være synlig eller skjult på ordrebekreftelsen og påmeldingssiden.
- Sted, adresse, postnummer og poststed: "Sted" er det eneste feltet som vil vises på påmeldingssiden og i ordrebekreftelsene. Adresse, postnummer og poststed vil ikke vises for deltagere.
- Kontaktperson, mobil, e-post: Kontaktinformasjon som deltagere kan henvende seg til ved spørsmål om ditt arrangement. Denne kontaktinformasjonen vil være synlig både på påmeldingssiden og i ordrebekreftelser.
Videre skal du bestemme mellom 'Betalt' eller 'Gratis' arrangement:
Dersom du ikke skal kreve betaling fra deltageren, kan du velge 'Gratis arrangement'. Gå deretter videre til 'Klasse kategori' lenger ned på siden.
Betalt arrangement: bruker du dersom du ønsker at deltagerne skal betale. Ved betalte arrangement dukker det opp tre tilhørende alternativer:
- Kontonummer: Her velger du det kontonummeret du vil motta utbetaling til. Har du flere kontonummer i din arrangørkonto, må du fysisk klikke inn i denne boksen og velge hvilket du ønsker utbetaling til.
- Momsberegning: Her kan du velge mellom 'Ingen MVA', Pris inklusiv MVA' eller 'Pris eksklusiv MVA' avhengig om du er momspliktig eller ikke. Les mer om mva her
- Organisasjonsnummer: skriv inn ditt organisasjonsnummer
Klasse / Kategori
Når du har fylt ut all nødvendig informasjon om arrangement vil du lenger ned på siden se Klasse / Kategori:
Alle arrangementer er nødt til å bruke minst én Klasse / kategori, da man må kategorisere sine deltagere. Dette betyr med andre ord at deltagerne må tilhøre en Klasse / kategori og du kan selv velge hvordan du vil kategorisere dem. F.eks. Voksen og barn, Ansatt eller Ikke-ansatt, aldersklasser, løpsdistanser osv. For hver enkelt Klasse / Kategori kan du bestemme pris og antall deltagere som kan melde seg på den aktuelle klassen.
Dersom du ønsker å deaktivere en kategori kan du fjerne haken i avmerkingsboksen i kolonnen "Aktiv". Det er også mulig å slette en kategori ved å trykke på det røde slette-ikonet, men kategorier med påmeldte deltagere kan ikke slettes. Dersom du har lagt til flere kategorier kan du endre visningsrekkefølgen på påmeldingssiden ved å trykke på de blå pilene helt til høyre i tabellen.
Dersom du ønsker at det skal stå noe annet enn 'Klasse/kategori' på påmeldingssiden, for eksempel «Billettype», kan du endre navnet på Klasse/kategori-feltet under informasjonsfelter. Mer informasjon om dette vil du finner under kapittelet 'Informasjonsfelter'.
Informasjonsfelter
Under Klasse / Kategori feltet vil du se Informasjonsfelter:
Informasjonsfelter er felter som lar deg samle inn informasjon om dine deltagere. Som standard finnes det fem standardfelter: Fornavn, Etternavn, E-postadresse, Klasse/kategori og Mobil. Du kan også legge til så mange informasjonsfelter du måtte ønske, slik at du får den informasjonen du trenger fra dine deltagere.
Du kan endre navnet på informasjonsfelter, men du bør ikke endre navnene på standardfeltene i så stor grad at de mister sin opprinnelige mening. For eksempel er det greit å endre "Epostadresse" til "E-post" eller "E-postadresse foresatt", men ikke til "Firmanavn". Dette er fordi standardfeltet E-postadresse brukes til å sende ut ordrebekreftelse til deltagere. Av samme årsak anbefaler vi at E-postadresse alltid settes til å være påkrevd.
Under informasjonsfeltene vil du se feltet 'Klasse / kategori' og det er her du evt. endrer navnet for dette feltet. I vårt eksempel bruker vi kategoriene Ansatt og Ikke – ansatt. Vi kunne her kalt dette feltet: 'Angi din arbeidsstatus:'.
For hvert informasjonsfelt kan du velge om det skal være Påkrevd, Frivillig eller Ikke i bruk. Ved å bruke sistnevnte vil informasjonsfeltet ikke være synlig i påmeldingsskjemaet. De blå pilene kan brukes til å endre rekkefølgen feltene vises på påmeldingssiden.
Merk: Feltene Fornavn, etternavn og Klasse / kategori kan ikke slettes eller settes til Ikke i bruk. Disse må brukes i påmeldingsskjemaet ditt.
Nye informasjonsfelter derimot kan slettes, men samme gjelder her som for Klasse / kategori; du kan ikke slette et informasjonsfelt som det er registret påmeldinger til men du kan sette de som Ikke i bruk.
Via kolonnene helt til høyre, på bildet over, vil du kunne markere om informasjonsfeltene skal vises på ordrebekreftelsen og den offentlige listen. Synligheten til den offentlige listen aktiveres / deaktiveres under fanen 'Publiser', men vær oppmerksom på at de feltene du vil ha synlig i en slik liste vil være offentlig fra påmeldingssiden. Sørg derfor å ikke publisere informasjon som kan betegnes sensitive for deltageren.
Legg til nytt informasjonsfelt
Dersom det er andre informasjonsfelter du vil ha i påmeldingsskjemaet så velger du Legg til nytt
informasjonsfelt. Du vil da få opp et nytt vindu:
- Felttype: Det er tre felttyper du kan velge mellom: Tekstfelt, Nedtrekksmeny og Avmerkingsboks. Avhengig av hva du velger her, så vil undervalgene endre seg noe men vi skal se på de som vil være synlig uavhengig av hvilke felttype du velger.
- Feltnavn: Dette vil være navnet på ditt nye informasjonsfelt. Slik Navn, Etternavn etc. er lagt inn, så vil feltnavn være navnet på ditt nye informasjonsfelt
- Avhengighet til: Ved å bruke dette valget vil du kunne gjøre det slik at informasjonsfeltet kun vises avhengig av hvilke valg man gjør i påmeldingsfeltet. F.eks. om du lager et informasjonsfelt som heter «Trenger kontorplass» men som kun skal vises om man velger «Ikke ansatt» så blir det som følger:
- Feltet er kun synlig for arrangør: Feltet er kun synlig for administratorer som er innlogget på Deltager.no. Brukes sjeldent for vanlige arrangement og kun dersom du skal registrere deltagere manuelt.
- Før - / etter – tekst. Tekst som vil stå enten før eller etter ditt nye informasjonsfelt. Kan være greit å bruke dersom du ønsker påpeke noe med akkurat dette feltet. F.eks. «Hvis du ikke er ansatt i selskapet så kan du be om kontorplass i feltet under». Brukes som oftest når det ikke er selvforklarende hva hensikten med informasjonsfeltet er.
Felttypene
Under vil du se de ulike felttypene og forskjellene mellom dem:
1. Tekstfelt: Med bruk av tekstfelt gir man deltageren mulighet til å skrive i et fritekstfelt. Dette
brukes normalt sett for å beskrive f.eks. allergier e.l.
- MultiLine: Her vil altså tekstfeltet bli større og kan være nyttig om man vil at deltageren skal skrive en lengre tekst
- Validering: Du kan legge inn validering dersom du vil at feltet skal fylles ut på en spesiell måte. Her kan du velge 'Heltall' eller 'Egendefinert validering'. 'Heltalls validering' krever at deltageren skriver inn heltall. Egendefinert validering er ment for avanserte brukere, og benytter såkalt Regex (regulære uttrykk). Regex er dessverre for komplekst og omfattende til at det kan gjennomgås i denne manualen. Dersom du bruker validering bør du skrive inn en feilmelding som skal vises ved feil inntasting (for eksempel hvis deltageren skriver bokstaver i et felt som krever heltall). For vanlige arrangementer er validering sjelden nødvendig.
2. Avmerkingsboks: Enkel avmerking som passer best til typen Ja / Nei spørsmål. Ved å sette dette feltet som et obligatorisk felt passer den ypperlig til å gi aksept for vilkår eller liknende. Deltageren må med andre ord huke av for dette valget før man kan fortsette:
- Pris: Du kan også tilegne dette feltet en pris, slik at deltageren må betale mer. Denne
prisen kan også være negativ (f.eks. -50) slik at man får en rabatt ved å huke av dette
alternativet:
Vi definerte at det koster 200,- NOK om man ikke er ansatt for å delta. Med denne rabatten
betaler man nå 150,- NOK:
3) Nedtrekksmeny: Anbefales dersom du skal ha flere undervalg for informasjonsfeltet. Du kan også legge inn priser for de ulike undervalgene så vel som en negativ pris (dvs. -50) som vil gi dem en rabatt. Ved å bruke de blå pilene kan du flytte opp / ned på undervalgene og det rød krysset sletter undervalget. Du kan også spesifisere hvor mange som kan velge et gitt undervalg i feltet 'Antall deltagere':
- Type: Her kan du velge mellom vanlig 'nedtrekksmeny':
eller 'Radiobutton':
Design:
Neste trinnet i arrangementsoppsettet, er å velge design for påmeldingssiden din. Under ser du et
utklipp av trinnet og hvilke valg du har:
Som du ser har du muligheten til å laste opp ditt eget bilde, og designmalen du velger vil definere plassering og størrelse på bildet Dersom du velger å ha bildet på topp, kan vi anbefale et størrelsesformat på 600*225 piksler, og for høyre-/venstrestilt bilde 225*600 piksler. Merk allikevel at du kan måtte teste litt selv for å finne det formatet som passer ditt bilde.
Spesialtilpasset designmal
Via Deltager.no kan man også bestille en egen designmal for sine påmeldingssider. F.eks. om du vil ha en egen bedriftsprofil på siden. Dette bestilles via modulen 'Design+'. Ta også kontakt med oss på +47 23 27 35 01 / support@deltager.no for et uforpliktende tilbud.
Innhold
Under det tredje trinnet finner du Innhold. Dette vil være en tekstbeskrivelse av ditt arrangement, som vil komme fram på din påmeldingsside. Her legger man inn en mer detaljert beskrivelse om arrangementet eller annen viktig informasjon:
Verdt å nevne er at man underveis kan endre teksten, slik at denne endrer seg i takt med tidsløpet for arrangementet. F.eks. kan informasjonen som står her være annerledes dagen før arrangementstart enn hva den var én uke før arrangementstart.
For den avanserte bruker kan man skrive i HTML ved å klikke på HTML-fanen nederst. Dette er kun ment for de som er kjent med HTML, hvor du kan få litt ekstra tilpasningsmuligheter slik som mulighet til å legge inn Google kart i beskrivelsen.
Merk: Deltager.no gir ingen inaktivitet-varsel, og vi anbefaler at man ved lengre tekstbeskrivelse av arrangementet bruker et eksternt skriveprogram (Word etc.). Dette fordi man risikerer å bli logget ut med et følgende resultat at teksten ikke er lagret.
Publiser
I det siste trinnet, Publiser, finner du en rekke med innstillinger som kan settes for ditt arrangement
Snarvei til arrangementet
Dette er internettadressen til din påmeldigsside (URL). Standardisert vil Deltager.no foreslå en adresse for deg, men denne kan du selv endre. Vi anbefaler å gjøre denne adressen så enkel som mulig, så vel som at den distribueres aktivt slik at dine deltagere finner din påmeldingsside.
Publiseringsperiode
Definer tidsrommet for når påmeldingssiden skal være synlig. Du har allerede under trinnet Arrangement definert en tidsperiode for når påmeldingene kan tas imot, men denne innstillingen sier noe om selve påmeldingssiden. M.a.o. så kan du ha at påmeldingsside skal være aktiv, uten at du har startet å ta imot påmeldingene. Dette for å gjøre dine deltagere litt oppmerksom på evt. arrangementinformasjon før de starter å melde seg på, og evt. om du vil at påmeldingssiden skal være aktiv etter at påmeldingene er ferdig. Dersom du ikke legger inn datoer vil påmeldingssiden være synlig helt til arrangementet er
avsluttet.
Tilgang
Her begrenser du om påmeldingssiden skal være søkbar via Deltager.no sin egne søkeside. Dette har ingen tilknytning til Google eller andre søkemotorer. Det igjen betyr at du kun bestemmer om påmeldingssiden skal være søkbare via Deltager.no sin søkeside, og ikke andre eksterne søkemotorer. F.eks. vil deling av påmeldingssiden via sosiale medier bli indeksert mot Google og / eller andre søkemotorer.
Arrangementet er fullt
Dette er en rask innstilling for å skru av påmeldingene. Ved å bruke denne innstillingen vil deltageren få beskjed om at Arrangementet er fullt.
Arrangementet har begrenset antall plasser
Du definerer det totale antall deltagere du kan ta imot. Under Arrangement og Klasse / Kategori legger du inn begrensninger dersom du har dette per Klasse / Kategori. Dvs. hver enkelt Klasse / Kategori vil da stenges for påmelding etterhvert som de blir fylt opp, mens alle kategoriene blir stengt når den totale antall begrensningen nås.
Kunde kan melde på flere enn seg selv
Både dette valget og de to tilhørende valgene (se under) vil si noe om muligheten til å melde på flere enn seg selv og hvordan dette vil se ut. Du trenger ikke ha denne eller noen av de underliggende innstillingene aktivert, slik at du kun tar imot én påmelding per registrering.
Ved bruk av denne innstillingen vil deltageren få opp knappen 'Legg til deltager':
Ved å trykke Legg til deltager, vil deltageren måtte fylle ut påmeldingsskjemaet på nytt for den andre personen h*n skal melde på. Dette alternativet anbefales dersom det er viktige informasjonsfelter som må fylles ut per deltager.
Kunde kan selv velge antall deltagere
Her angir man kun antall deltagere som skal meldes på, og slipper å fylle ut informasjon om hver enkelt deltager. Kun den som gjør påmelding må fylle ut påmeldingsskjema i sin helhet:
Kunde kan velge antall deltagere per klasse/kategori
Dette alternativet er kun synlig om du har valgt Kunde kan selv velge antall deltagere. Her vil du ha mulighet til å la deltagere bestemme antall basert på Klasse / Kategori. Dette trenger du kun aktivere dersom du har lagt inn flere Klasse / Kategorier. F.eks. om du har lagt inn feltene «Voksen» og «Barn» vil det være av interesse å vite hvor mange antall per Klasse / Kategori som bestilles. Husk at du kun definerer antallet og vil derfor ikke få informasjon om de andre deltagerne:
Vis påmeldte deltagere på arrangementet
Ved å aktivere denne innstillingen vil det publiseres en offentlig liste over deltagerne til arrangementet ditt på påmeldingssiden. Du velger hvilke felter som skal vises i listen ved å hake av Vis i offentlig liste under arkfanen Arrangement. Dersom du ønsker å vise den offentlige listen er det viktig at du først vurderer i forhold til personvern. Vi fraråder at sensitiv informasjon ligger offentlig, så vel som kun bruke denne innstillingen til private arrangement.
Påmelding uten pålogging
Denne er som standard ikke avhuket, og vi anbefaler å la det stå slik. Ved avhuking vil deltageren måtte lage seg en bruker på Deltager.no før de kan gjennomføre betalingen. Dette medfører et ekstra steg for dine deltagere så vi anbefaler derfor ikke å bruke denne innstillingen.
Vis klasse/kategori i påmeldingsskjemaet
Denne innstillingen avgjør om valg av klasse/kategori skal være synlig i påmeldingsskjemaet, og i de aller fleste tilfeller bør innstillingen dermed være aktivert. Dersom du bare har én klasse/kategori på ditt arrangement kan du skjule valget, og deltagerne vil automatisk bli påmeldt denne kategorien. Du må i så fall være klar over at også kategoriens pris blir skjult når du deaktiverer innstillingen, slik at du opplyser om denne på annet vis:
Vis "Legg til i kalender"-lenke på påmeldingssiden/ordrebekreftelsen
Verdt å nevne her er at filformatet som brukes er iCalendar, som blant annet støttes av Outlook, Google Calendar og Apple Calendar. Du kan selv angi en beskrivelse for kalenderavtalen, mens start og sluttidspunkt hentes fra selve arrangementet.
Idet du trykker på knappen 'Neste' så vil arrangementsoppsettet være fullført, og du vil få en kvittering for dette på skjermen:
I denne kvitteringen finner du lenken til din påmeldingsside, og kan trykke på denne for å se resultatet. Dersom du ønsker å gjøre endringer i innstillingene kan du trykke på fanene for å gå tilbake, eller finne igjen arrangementet under menyvalget Arrangement -> Se arrangementer:
Gjenbruk tidligere arrangement
Nå som du har opprettet deg ditt første arrangement vil du kunne gjenbruke dette arrangementet som en mal for din framtidige arrangement.
Fra menyen følger du 'Arrangement' videre til 'Registrer nytt arrangement'
Velg deretter 'Gjenbruk tidligere registrert arrangement'.
Du vil da få opp alle dine tidligere registrerte arrangement, og disse ligger sortert etter årstall.
Når du velger ditt arrangement, vil du komme tilbake til de fire trinnene vi har gjennomgått tidligere i dokumentet, men alle feltene er kopiert fra det valgte arrangementet. Dvs. at alt du la inn i de fire trinnene Arrangement > Design > Innhold og Publiser er identisk. Det eneste du må bytte ut er variablene slik som dato / tidspunkt for arrangementet, og vi kan evt. anbefale å endre tekst du la inn under trinnet Innhold dersom du la inn praktisk informasjon om arrangement som kun var gjeldende for fjoråret.
Kort fattet kan man derfor si at å lage deg en arrangementsmal så sparer du deg enda mer tid, ved å sette opp en mal du kan bruke om og om igjen.
Andre funksjonaliteter for arrangører via Deltager.no
Deltager.no tilbyr en rekke funksjonaliteter som har hensikt å redusere det administrative med å ta imot påmeldinger. Nedenfor vil du få presentert alle de viktigste funksjonene ved Deltager.no som er tilgjengelig via basispakken:
Arrangementsiden og redigering av arrangement
Når du har fullført trinnene for å registrere dine påmeldinger, anbefaler vi å gjøre deg kjent med arrangementssiden. Du får tilgang til arrangementssiden via menyen på venstre side. Klikk på Arrangement > Se arrangementer. Du vil nå få opp en liste med alle dine arrangement. Som standard vil visningen gjelde for alle dine Fremtidige arrangementer men du kan endre visningen ved å klikke på nedtrekksmenyen:
Klikk på det arrangement du ønsker å se / gjøre endringer på. Etter å ha klikket på arrangementet er du inne på Arrangementssiden og bør gjenkjenne fanene Arrangement, Design, Innhold og Publiser:
Vi vil ikke gjennom disse igjen, men du ser nå hvordan dette ser ut og hvordan du enkelt kan navigere deg mellom fanene for å gjøre endringer.
Påmeldingsskjema, sende meldinger og deltagerlisten
Inne på arrangementssiden vil det være noen alternativer helt øverst:
- Arrangementnavn. Navnet på ditt arrangement
- Lenke til arrangement. Dette er lenken til din påmeldingsside og denne vil føre deg til påmeldingssiden din. Dersom du ønsker en følelse av hvordan påmeldingssiden ser ut for dine deltagere så bør du åpne denne påmeldingssiden i en annen nettleser eller være logget ut av Deltager.no. Som administrator vil du alltid se påmeldingssiden i sin helhet, selv om det er felter du kanskje har bedt om å være «hemmelig». Når du redigerer ditt arrangement så benytter du lenken for å se hvordan endringen ble seende ut
- Påmeldte til nå. Rask oversikt over hvor mange som har meldt seg på
- Antall treff. Hvor mange som har vært inne på påmeldingssiden (merk at dette ikke er unike besøk)
Du vil også se følgende 'knapper':
- Vis: Dette er en «tilbake-knapp» til arrangementssiden når du har navigert deg inn i «Påmeldte» og «Meldinger».
- Påmeldte: Dette er din deltagerliste og her vil alle bli listet så vel som kategoriene de har valgt:
Hvis det er ønskelig å gjøre endringer, slette eller sende ny ordrebekreftelse til deltageren så kan man enkelt klikke på OrderID (ordrenummer), det røde krysset eller forstørrelsesglasset men dette skal vi gå nærmere på senere. Du ser også en Excel-knapp som gjør det mulig å eksportere listen til Excel.
- Meldinger: Via denne menyen kan du enkelt sende meldinger til dine deltagere via e-post. Merk her at dette kun vil være aktuelt for de som har meldt seg på dine arrangement og vil derfor ikke være en invitasjon eller automatisert varsling sådan. Dersom invitasjon eller automatisert varslinger er ønskelig, så er dette begge tilleggsmoduler som kan bestilles. Grensesnittet bruker en verktøylinje som er kjent fra Word, slik at det skal være enkel tekstbehandling. Du kan også kode teksten du sender i HTML men vi anbefaler dette for mer avanserte brukere.
For deltageren ser e-posten slik ut:
Utbetalingsrapport
Som det vil stå i vår FAQ (senere i dokumentet), så vil dine deltagere kunne velge å betale med Visa, MasterCard eller BankAxess. Dette sikrer deg som arrangør å motta betaling for dine påmeldinger, og ukentlig lastes det opp rapporter på Deltager.no når du har mottatt penger på din oppgjørskonto.
Disse rapportene er tilgjengelig via 'Økonomi & regnskap' > 'Utbetalinger' og slik ser denne oversikten
ut:
Hvis du ønsker mer informasjon om rapportene så klikker du på PDF-symbolet.
Øvrige rapporter
Alle rapporter som omfatter utbetalinger, rapport for tilbakeføring til deltageravgift eller en mer overordnet rapport finner du i menyen til venstre, under 'Økonomi og regnskap':
Alle rapporter kan eksporteres til Excel. Deltagerrapporten viser en total deltagerliste på tvers av arrangementene og vil således ikke inneholde arrangementspesifikke informasjonsfelter. Hvis du ønsker en detaljert deltagerliste for et aktuelt arrangement anbefaler vi bruke den du finner under arrangementstiden.
Slette deltagelse og tilbakeføring av penger
Sletting av deltagelse kan gjøre fra deltagerlisten via 'Arrangementssiden' eller rapporten over deltagere via 'Økonomi og regnskap'. Vi anbefaler å bruke deltagerlisten fra arrangementssiden da man vil få en bedre oversikt over dine deltagere og kan evt. gjøre direkte endringer i arrangementet dersom det er nødvendig (f.eks. øke påmeldingsfristen om man frigjør en plass).
Fra deltagerlisten klikker du på det røde krysset og vil få opp følgende vindu:
Her ser du tre valg for refundering av deltageravgiften:
- Automatisk tilbakeføring: Kun et alternativ om man som arrangør har penger til gode (dvs. ikke utbetalt) og det ikke er en bestilling som er eldre enn 90 dager
- Manuell tilbakeføring: Dersom ikke automatisk tilbakeføring er tilgjengelig så har ikke
arrangøren penger til gode slik at man må betale pengene tilbake utenfor Deltager.no - Ingen tilbakeføring: Dersom man ikke skal returnere noe beløp til deltageren
Uansett hvilken tilbakeføring man velger, eller evt. ingen, så vil vedkommende få beskjed om at
deltagelsen er slettet:
Bildet på forrige side illustrerer et eksempel med manuell tilbakeføring. Husk at man ved manuell tilbakeføring må foreta refunderingen utenfor Deltager.no, men det vil følge med en lenke til deltageren hvor de blir sendt til en side for å oppgi sitt kontonummer. Slik vil denne siden se ut:
Kontonummeret vil være synlig for deg som arrangør via menyen på venstreside; Administrasjon > Gjør tilbakeføring:
Når du har tilbakeført pengene via egen nettbank e.l., så kan man enkelt markere at deltageren har fått pengene og deretter klikke Marker som tilbakeført. Deltageren vil da flyttes til rapporten under Økonomi og regnskap > Manuelle tilbakeføringer. Denne har vi presentert tidligere i dokumentet.
Selv om du ved manuell tilbakeføring må gjøre refunderingen utenfor tjenesten, så vil systemet hjelpe deg med å innhente kontonummer fra deltageren så vel som gi deg oversiktlige rapporter i denne prosessen.
Ved Automatisk tilbakeføring så vil deltagerne flyttes direkte til Økonomi og regnskap > Automatiske tilbakeføringer.
Se vår support video: Sletting og refusjoner
Endre og flytte deltagelse
Dersom du opplever at en deltager har meldt seg på feil Klasse / Kategori, eller oppgitt annen informasjon feil i påmeldingsskjemaet så kan du enkelt endre dette ved å klikke på forstørrelsesglasset i deltagerlisten:
Du får da opp følgende vindu:
Du vil her se alle feltene som deltageren har fylt ut, og kan endre disse. F.eks. hvis man har skrevet feil e-postadresse. Du vil også kunne endre Klasse / kategori som vist ovenfor. Her gjør vi for øvrig oppmerksom på prisforskjeller mellom de ulike Klasse / kategoriene. Hvis beløpet er forskjellig må man finne en akseptabel løsning for refundering eller øvrig innbetaling av mellomlegget. Dette må håndteres utenfor Deltager.no. Alternativt kan man slette deltagelsen og be deltageren registrere seg på nytt.
Når du har gjort endringene så klikker du på knappen «Endre deltagelse». Vinduet vil lukke seg. Det kan være greit for din deltager å få en ny ordrebekreftelse etter endringene er tredd i kraft. Klikk da på forstørrelsesglasset for å få opp vinduet igjen. Klikk på «Send ny ordrebekreftelse». Deltageren vil da motta en ny ordrebekreftelse inkl. endringene du har gjort.
Hvis du ønsker å flytte deltager fra et arrangement til et annet så må du kontakte vår support på +47 23 27 35 01 eller support@deltager.no. Dette er i utgangspunktet en tilleggsmodul, men ta kontakt for nærmere utredelse av dette.