Repeterende betaling gir deg som arrangør mulighet til å dele opp betalingen fra dine deltagere, eller sette opp en fast betalingsplan. Typiske bruksområder for en repeterende betaling er abonnements-løsninger, delbetaling eller depositumbetaling.
Du velger selv hvilke betalingsplaner du ønsker å tilby, og om du ønsker å tilby én eller flere betalingsplaner. Deltageren følger betalingsplanen til den er fullført, eller til du som arrangør avbryter den (f.eks. dersom deltageren ønsker å avbryte en abonnementsordning).
I denne brukerveilederen skal vi gå igjennom:
Merk: Repeterende betaling / betalingsplaner er ikke inkludert i vår standardløsning Deltager Basic. Ta kontakt med oss for mer informasjon
Registrering og oppsett
Det første du må gjøre er å opprette en arrangørkonto på Deltager.no, slik at du er klar til å sette opp ditt arrangement. En utfyllende brukerveiledning for arrangementsoppsett finner du her.
I arrangementoppsettet vil du i første fane ‘Arrangement’, finne Klasse / kategori-feltene. Her legger du inn navnet på betalingsplanene du ønsker tilby, samt pris. Du kan legge til flere Klasse / kategorifelt, ved å klikke på «Legg til».
For å definere betalingsplanen må du klikke på kalender-ikonet, vist høyre i bildet nedenfor.
Deretter vil dette vinduet dukke opp:
Videre vil vi forklare de ulike betalingsplanene, og hvordan disse settes opp.
Gjentagende betaling
Med nedtrekksvalget ‘Gjentagende’ setter du opp en betalingsplan iht. hvor ofte det skal trekkes og når / hvis betalingsplanen skal stoppe. Prisen som belastes per trekk, er det du har definert i Klasse / kategorifeltet.
Delbetaling
I vårt eksempel på forrige side, satte vi opp en pris på 1 000,- og kalte denne betalingsplanen «Delbetaling over 4 månder. Vi definerer da at trekket skal gjentas månedlig, og at den slutter etter 4 betalinger.
Abonnement
Skulle du f.eks. ønske et årlig trekk, setter du at trekket skal skje hver 12 måned og at det ikke er noen sluttdato. Legg merke til at du kan tillate at deltagerne kan bestemme dag for betaling. Dersom du velger at deltageren selv kan bestemme dag for betaling, og de velger eksempelvis den 31. som trekkdato, vil trekket gjøres den nærmeste datoen i måneden for de månedene som er kortere.
Selvvalgt oppsett
Her kan du som arrangør selv definere de ulike trekkene. Dette egner seg dersom du skal ha ulik sum på trekkene, og/eller ønsker å definere trekkdato selv, eksempelvis ved depositumsbetaling. Her vil deltageren betale kr 300,- i depositum ved bestilling, og du som arrangør kan velge at resten av beløpet skal betales en gitt dato, for eksempel 3 uker før arrangementet skal avholdes, ved å skrive inn riktig dato for betaling. Du kan definere så mange trekk du selv ønsker, alle med ulike datoer og beløp.
Med selvvalgt oppsett vil prisen i Klasse / Kategori-feltet automatisk oppdatere seg til summen av alle trekkene du har definert. Dersom du skal endre totalsummen, må du gjøre endringen inne i oppsettet for repeterende betaling, da prisfeltet for Klassen / Kategorien er låst.
Påmelding og betaling
Under ser du hvordan påmeldingsskjemaet vil se ut, med utgangspunkt i de betalingsplanene vi har satt opp i vårt eksempel. Registreringsskjemaet finner man på høyre side, og her velger man ønsket betalingsplan. Hvis du som arrangør har tillatt at deltagerne kan velge trekkdato, vil man nederst på siden kunne velge dette. På høyre side får deltageren en mer detaljert oversikt over betalingsplanene, og tidspunkt for trekk.
Info: Dersom du gjør en endring i prisene etter at det er påmeldte deltagere, vil disse fortsatt trekkes i henhold til tidligere priser. Hvis du har gjort en feil, eller skal endre prisen på eksempelvis medlemsskap, må du deltagelsen slettes og man må melde seg på på nytt.
Merk også at VIPPS ikke støtter gjentakende betalinger.
Når deltageren er påmeldt vil det sendes en e-post 7 dager før trekk, med varsel om dette. Dersom deltageren ikke har dekning på konto, vil de motta en "purre-mail" med beskjed om å bekrefte betalingen på nytt. Du som arrangør vil også motta varsling om betalinger som ikke går igjennom.
Når betalingen feiler
Ingen vil kunne melde seg på ditt arrangement uten å ha dekning på kortet for første betaling. Derimot kan det kan skje at deltageren ikke har dekning på kortet for ett eller flere av de neste trekkene, eller at kortet som ble brukt ved påmelding har utløpt. Vi vil da ikke kunne trekke penger fra deltagerens konto.
Både deltager og arrangør vil få e-post med beskjed om at betalingen har feilet. Deltageren vil kunne klikke seg inn og enten bekrefte betalingen på nytt, dersom de nå har dekning på kortet, eller legge inn ny kortinformasjon dersom kortet var utløpt.
Arrangør kan også gå inn på betalingen, og sette ny dato for trekk. Dette gjøres under meny-fanen ‘Økonomi og regnskap’, og valget ‘Scheduled payments’. Vi anbefaler at endring som kun skal gjøres for enkelte trekk skjer under denne fanen, da man får en komplett oversikt over hver enkelt betaling.
Dersom en betaling feiler vil dette komme opp under første ordrelinje, med merknaden 'Failed'. Ordre som står som ‘Unpaid’ er betalinger som skal trekkes i fremtiden.
Klikk på ‘RPOrderID’ for å gjøre endringer på det aktuelle trekket.
Du vil nå se en oversikt over betalingene som ligger på den aktuelle ordren. Som du ser, er det to betalinger som har status ‘Feilet’, mens den siste betalingen har gått igjennom. Dersom du nå ønsker å forsøke trekke de feilende betalingene på nytt, klikker du på forstørrelsesglasset på den aktuelle betalingen. Du vil da få opp valg som lar deg endre betalingen. Du vil måtte gjøre dette for hver enkelt betaling.
Endre datoen for trekket til et tidspunkt frem i tid. Klikk på ‘Save changes’, og betalingen vil forsøkes trekkes på din valgte dato. Du kan også velge å kansellere den aktuelle betalingen ved å klikke på ‘Cancel Payment’.
Viktig å huske på - betalingstrekkene er separat fra ordren - derfor anbefaler vi ikke at du sletter orderen/deltageren fra deltagerlisten du finner under ‘Påmeldte’ på arrangementet. Dersom du skal gjøre endringer på bare enkelte trekk, bør dette gjøres under meny-fanen ‘Scheduled payments’ som vist i denne brukerhåndboken, for å få best mulig oversikt.
Dersom du likevel ønsker å gjøre dette rett i deltagerlisten/’Påmeldte’, må du huske å klikke deg inn på ordrenummeret til deltageren, velge fanen ‘Betalinger’, og gjøre endringene eller sletting av betalingene der inne -grensesnittet vil være likt som vist i denne brukermanualen under ‘Scheduled payments’.
Slette deltagelse
Dersom en deltager ønsker å enten melde seg av en abonnementsordning, eller av andre årsaker ikke skal betale ett eller flere av de siste trekkene, må du gjøre endringer i betalingsplanen til deltageren. Det samme gjelder dersom noen skal melde seg helt av, og du skal refundere alle beløpene.
Fordi ordren er separat fra betalingsplanen, vil det ikke holde å slette deltageren på listen over påmeldte, slik man gjør på deltagere med bare én betaling
For å gjøre endringer i deltagelsen, klikker du deg inn på ‘Påmeldte’ i arrangementsoppsettet. Finn den aktuelle deltageren, og klikk på ordrenummeret.
Du vil nå få opp et nytt vindu. Klikk på fanen ‘Betalinger’.
Slette fremtidige betalinger med ‘Selvvalgt oppsett’ eller ‘Gjentagende betaling’ med sluttdato: Klikk på det røde krysset til høyre. Betalingen vil da stå som Kansellert. Gjør dette for alle gjenstående betalinger.
Slette fremtidige betalinger med ‘Gjentagende betaling’ uten sluttdato: For å avbryte en betalingsplan uten sluttdato (løpende), klikker du på det røde krysset på linjen for neste betaling. Det vil da ikke opprettes noen ny betaling og betalingsplanen avsluttes.
Refundere én eller flere betalinger med status ‘Betalt’: Klikk på det røde krysset til høyre for den aktuelle betalingen. Du vil da få opp valg for tilbakeføring. Dersom du har penger til gode hos oss vil du kunne velge ‘Automatisk tilbakeføring’ - vi refunderer pengene for deg. Dersom du ikke har penger til gode hos oss, vil du måtte velge ‘Manuell tilbakeføring’ og overføre til deltageren via nettbank.